E-Commerce, che passione!

Da quando, circa due anni fa, su Easyfatt abbiamo aggiunto delle funzioni di e-commerce, alcuni di coloro che usavano il programma in negozio ne hanno approfittato per iniziare a fare vendite anche su Internet, allargando improvvisamente la base della clientela e passando da una dimensione locale, magari di quartiere … ad una (volendo) mondiale! Incredibile, vero? A mio avviso, in virtù dei modesti investimenti richiesti, chiunque svolga un’attività commerciale dovrebbe valutare con attenzione questa opzione.

Ma come si fa ad aprire un negozio virtuale su Internet, ad esempio uno shop di “pappe per neonati”? Innanzitutto bisogna registrare il nome del sito (es.: www.pappeperbimbi.it), quindi affittare uno spazio in hosting in un web server dove installare un’applicazione web per la gestione della piattaforma di e-commerce. Troppo complicato? Fortunatamente esistono numerose agenzie (per trovarle basta una semplice ricerca su Google come questa) che vendono pacchetti di soluzioni belle e pronte, comprensive di tutto quel che serve: si può partire con un negozio virtuale che profuma di nuovo nel giro di una sola giornata! I costi, a seconda della complessità, partono da pochi euro al mese in su …

Tutto così semplice? Sì, ma c’è un problemino, spesso ignorato da chi inizia l’attività di vendita on-line: come si gestiscono listini, ordini e clienti? Se abbiamo a catalogo solo 8 pappette e riceviamo un ordine di acquisto la settimana, in effetti, non dobbiamo gestire granché … Se invece il business inizia a movimentarsi, ecco che diventa reale l’esigenza di avere un pratico strumento gestionale. Ad esempio, se oggi volessimo aumentare del 5% il prezzo di vendita delle pappe “Miomà”, sarebbe sicuramente gradita la funzione che aggiorna automaticamente anche i prezzi sul sito. Così come sarebbe altrettanto gradita una funzione capace, per ogni vendita conclusa, di generare automaticamente un ordine cliente all’interno del software gestionale, con il conseguente scarico di merce dal magazzino, stampa della fattura e magari pure dell’etichetta da apporre sul pacco per la spedizione!

E’ sempre bene perciò verificare con quali gestionali è compatibile la bella piattaforma e-commerce che tanto ci piace, pena un futuro d’inefficienze, patimenti e sofferenze!
Easyfatt, a quanto c’è dato sapere, è l’unico gestionale in Italia che ha un “protocollo” (così si definiscono le specifiche tecniche) pubblico di collegamento con piattaforme di e-commerce. Il fatto che sia pubblico consente la massima flessibilità e libertà di scelta. Infatti, molte agenzie di servizi e-commerce che hanno compreso l’utilità di queste specifiche, le hanno adottate senza riserve!

Con la recente revisione 08 di Easyfatt abbiamo migliorato il protocollo e-commerce (ormai “vecchio” di due anni), introducendo numerosi miglioramenti. Ora i prodotti possono essere aggiornati in modo incrementale (se modifico il prezzo di un solo prodotto … non invierò più al server web l’intero archivio di 3000 articoli!), vengono trasmesse anche le immagini associate agli articoli ed è consentito creare descrizioni in formato HTML decidendo colori, allineamenti, etc. Queste nuove caratteristiche sono utilizzabili solamente se il server web riesce a gestirle, pertanto stiamo aggiornando l’elenco delle agenzie che supportano il protocollo e-commerce di Easyfatt, evidenziando quelle che hanno adeguato le loro procedure alle novità introdotte.

Chi desidera approfondire l’argomento “e-commerce” troverà abbondanti informazioni nel forum di Aicel (associazione italiana commercio elettronico).

Ahi Ahi Ahi ... m'è scappata la password!

Ogni tanto succede che un utilizzatore dei nostri programmi ci chieda di andargli in soccorso per ritrovare la password di accesso all’archivio dati. Una password che ha cambiato qualche giorno fa e che, purtroppo, ora non ricorda più! Immaginate la disperazione di una persona che improvvisamente non riesce più ad accedere ai propri dati, magari si tratta di un archivio sul quale sta lavorando da anni ...

Questo è uno dei rari casi nei quali il nostro servizio di assistenza è del tutto impotente. In genere il senso di frustrazione e di rabbia del cliente lo porta a fare considerazioni del tipo ... "il software l'avete fatto voi, è impossibile che non sappiate come ritrovare la password!!". Una valutazione tecnica un po' semplicistica. Anche supponendo che rientri nelle nostre possibilità recuperare la password (cosa purtroppo non vera), vorrei soffermarmi su un altro tipo di considerazione, molto meno tecnica: chi garantisce a Danea Soft che l'archivio inviato dal cliente per "sbloccargli" la password sia effettivamente un archivio sul quale egli vanta dei diritti? Potrebbe trattarsi dell'archivio di un concorrente ... oppure, rimanendo all'interno nella stessa azienda, potrebbe trattarsi di un dipendente o di un socio che, per motivi personali, tenta di accedere a dati riservati!

Per evitare di trovarsi in una situazione così spiacevole il mio suggerimento è di valutare innanzitutto se effettivamente vale la pena proteggere l'archivio con una password. Non tutti, infatti, riflettono sul fatto che Windows ha già una password d'accesso generale, più che sufficiente (quando un solo utente usa quel PC) per avere un buon livello di protezione su tutti i dati presenti nel computer. Purché non conserviamo nel PC i progetti per un'astronave a propulsione nucleare, questo sistema da solo ci darebbe sufficienti garanzie.

Se invece la password dobbiamo proprio impostarla, almeno cerchiamo di trascriverla in un posto sicuro, così siamo certi di non dimenticarla! Giusto per capirsi ... un posto "sicuro" non è il post-it appiccicato sul monitor ;-)

In giro si trovano numerosi software gratuiti che si prestano bene allo scopo e consentono di memorizzare centinaia di password all'interno di un unico file. Per ritrovarle basta ricordarsi la password di accesso al file (questa sì che bisogna memorizzarla bene nei propri neuroni!). Io da anni uso KeePass e mi sento di consigliarlo, si tratta di un password manager pratico, funzionale e praticamente inviolabile grazie a criteri di cifratura davvero robusti.

Le informazioni sempre a portata di mano!

Chi lo usa da tempo già lo sa... come Domustudio non c'è nessuno! E non lo dico solo per pubblicizzare il prodotto ;-) ma perché sono a conoscenza dell'assiduo ed ambizioso lavoro che i nostri sviluppatori svolgono ogni giorno … Non vi nascondo che la loro mente sembra continuare il lavoro anche la notte tanto che al mattino si sentono frasi del tipo “..sai stanotte ho pensato che...”.

E quando il lavoro è passione ecco che nascono anche funzioni che un amministratore non avrebbe mai immaginato!

La funzione sulla quale volevo richiamare l’attenzione permette di esportare su Outlook i contatti dei fornitori e/o dei condòmini così come le voci presenti nell'agenda (menù Strumenti > Esporta su Microsoft Outlook).

Vi starete chiedendo: a cosa serve trasportare i dati su Outlook dal momento che sono già presenti in Domustudio? Il vantaggio sta proprio nella grande versatilità di Outlook: le informazioni presenti su questo programma, infatti, possono essere sincronizzate con i dati del vostro inseparabile palmare, telefonino evoluto (smartphone) o con il recentissimo iPhone!

Niente più perdite di tempo e situazioni irritanti nelle quali dovete chiamare in ufficio, o peggio ancora rientrare, per recuperare il numero dell'idraulico da contattare al più presto per un intervento urgente.

Questa si che è efficienza!

Buon compleanno Easyfatt!

Ogni tanto non fa male un po’ di autocelebrazione … e quale occasione migliore del festeggiamento dei 10 anni di Easyfatt?

Il 21 Giugno 1999, infatti, si vendeva la prima copia di EasyFatt 99. Il programma era stato progettato per fare esattamente quello che dice il nome: fatture e poco altro, ma in modo molto facile. Piccola curiosità … all’epoca era denominato “EasyFatt”, con la “F” maiuscola. A partire dalla versione 2006 il nome verrà mutato in “Easyfatt” per sottolineare il concetto di nome proprio e non più di congiunzione di due distinte parole.

- EasyFatt 99: schermata degli articoli -

Da evidenziare il logo Danea Soft nell’angolo in alto a destra. Una moda delle interfacce grafiche di quel tempo!

EasyFatt 99 ebbe un moderato successo. I clienti chiedevano a gran voce più funzioni: gestione magazzino, codici a barre, preventivi, importazioni ed esportazioni e registri Iva. Tutte caratteristiche che inserimmo nella versione 2002.

- EasyFatt 2002: pagina di start -

Notare l’innovativa sezione Start che accoglieva l’utente all’avvio del programma. Questa funzione, opportunamente evoluta, diventerà un caposaldo delle successive versioni!

EasyFatt 2002, grazie anche ad altre funzioni particolarmente originali per l’epoca (ad esempio l’invio delle fatture tramite e-mail) ottenne un ottimo successo che ci spinse a realizzare la versione Pro, pubblicata nel 2003 (dove veniva aggiunta la gestione degli acquisti). Intanto lavoravamo già alla futuribile versione 2006: un programma che, quando apparve a fine 2005, fece realmente scalpore! Interfaccia grafica rivoluzionaria, semplicità d’uso ai massimi livelli, e funzioni davvero inusuali per un software di questa fascia di prezzo (su tutte, il collegamento con moltissimi modelli di registratori di cassa, oppure l’integrazione con siti di commercio elettronico). Inoltre per la prima volta era possibile usare il programma in multiutenza all’interno di una rete locale. Fu subito un grandissimo successo!!

- Easyfatt 2006: movimenti di magazzino -

Quando iniziammo a lavorare sulla versione 2009, apparve chiaro che sarebbe stato davvero difficile migliorare le funzioni della 2006. Pertanto decidemmo di perfezionare quelle esistenti, procedendo all’aggiunta di nuove caratteristiche, particolarmente impegnative e “pesanti”, senza mai perdere di vista la semplicità d’uso (che rimane un obbiettivo primario). La versione 2009 ha visto la luce alla fine del 2008 portando con sé dei carichi da 90! Nella fascia di prezzo di Easyfatt, infatti, non è facile imbattersi in software che abbiano: gestione agenti, magazzino con distinta base multilivello, tracciabilità dei prodotti, articoli con foto, prima nota cassa, controllo accessi, liquidazione Iva, etc.

- Easyfatt 2009: prima nota cassa -

In questa breve carrellata storica è lampante la straordinaria evoluzione del programma. Programma al quale ormai andrebbe strettino il nome “Easyfatt” … ma credo proprio che lo manterremo. Questioni affettive … ;-)

A scanso di equivoci chiarisco subito che Easyfatt 2009 non è un punto di arrivo, ma la partenza per arrivare, tra 10 anni, alla fantascientifica versione 2019!

Arriva la scheda di trasporto

Pare che al Ministero dei Trasporti si tiri un po’ la fiacca … e di quella tanto attesa circolare di chiarimenti sull’uso dei documenti equipollenti al posto della scheda di trasporto non se ne vede ancora l’ombra. Poiché la normativa è in vigore da Luglio e molti clienti necessitano ora di questa funzione, abbiamo deciso di aggiornare comunque Easyfatt.

Con la revisione 09c pubblicata oggi è quindi possibile integrare i dati dei DDT o delle Fatture Accompagnatorie con quelli richiesti dalla scheda di trasporto. Le nuove funzioni sono state realizzate dopo un'analisi precisa del testo della normativa … nella speranza di non essere successivamente smentiti da una nuova circolare del ministero!

Easyfatt 2009 rev. 09

Oggi pubblichiamo questo aggiornamento che aggiunge novità di un certo rilievo. Taglie & colori, ad esempio, è una caratteristica di notevole complessità e sarà certamente apprezzata da tutti coloro che operano nel settore dell'abbigliamento o delle calzature. Da evidenziare anche la possibilità di inviare RID (domiciliazione bancaria dei pagamenti) tramite home-banking.

Ecco il dettaglio delle modifiche apportate in questa revisione 09:

• Aggiunta la gestione di taglie e colori. La nuova funzione va attivata nella finestra delle Opzioni.
• E-commerce:
  • Aggiunte scorciatoie da tastiera per l'aggiornamento dei prodotti (CTRL+P) e per lo scarico degli ordini (CTRL+O).
  • Nell'inserimento di descrizioni HTML, è ora possibile inserire (in modalità codice HTML) anche tag non supportati.
• Tabella dei pagamenti: aggiunta la modalità RID (addebito automatico presso il conto corrente del cliente). Ora è possibile emettere pagamenti RID tramite home-banking, analogamente al meccanismo già usato per le RiBa.
• Ridotta notevolmente la dimensione dei file PDF di documenti e cataloghi contenenti immagini.
• Aggiunto il supporto per i codici a barre UCC/Ean-128, contenenti informazioni su lotto, seriale, data di scadenza, dimensioni. Per maggiori informazioni consultare: Guida in linea > Codici a barre.
• Sezione Start: aggiunto collegamento al blog Danea con le ultime notizie riguardanti Easyfatt.
• Coordinate bancarie:
  • I codici IBAN ora possono essere inseriti anche nel formato "commerciale", oltre a quello classico per "quartetti" (es: IT 83 H 06225 62961 07404236676W oppure IT83 H062 2562 9610 7404 2366 76W).
  • Aggiunta colonna delle coordinate bancarie nella sezione Documenti.
• Opzioni, linguetta Documenti: in caso di tracciabilità abilitata, è stata inserita l'opzione per consentire di nascondere (in stampa) le informazioni su lotto, seriale o scadenza.
• Causa cessazione delle attività per l'unica azienda che supportava il collegamento con dispositivi mobili, le relative funzioni sono state rimosse.
• Corretti problemi minori.

Inclusioni e affini

Una delle più apprezzate caratteristiche di Easyfatt è la possibilità importare dati tra documenti diversi. Quest’operazione è denominata "inclusione" e l'esempio più classico nel quale s’intuisce la sua utilità è rappresentato dall'esigenza di creare una fattura contenente l'elenco di tutti i prodotti consegnati (con DDT) a un certo cliente nel corso del mese. L'inclusione è davvero una grande comodità perché, oltre a garantire un bel risparmio di tempo, ci evita di incorrere in banali errori di trascrizione. Un altro esempio d’inclusione è la trasformazione di un preventivo in conferma d'ordine e poi la trasformazione di questa in fattura!

Il programma prevede anche procedure automatizzate che generano in un colpo solo le fatture per tutti i clienti che hanno documenti ... da fatturare! Questa funzione, accessibile dal menu Strumenti, risulta essere la più gettonata al 31 del mese ;-)

Esistono molte altre tipologie d’inclusione, però manca ancora qualcosa ... la possibilità di includere i dati di una fattura in una nota d'accredito e di includere un preventivo (o un ordine cliente) in un ordine a fornitore. Non mi dilungherò in noiose disquisizioni tecniche sulle motivazioni che ora impediscono tali funzioni, però preferisco anticipare che a breve andremo a coprire anche queste necessità!

Per approfondire l'argomento sulle inclusioni consiglio di consultare la guida in linea del programma al capitolo Documenti di acquisto, di vendita e di trasporto > Inclusione di documenti.